Was ist KI-Beratung und was bringt sie?

Eine fundierte KI-Beratung beginnt beim Arbeitsablauf und nicht beim Softwareverkauf. Sie klärt, welche Schritte sich für eine Automatisierung eignen, wo eine menschliche Freigabe unverzichtbar bleibt und welche Vorhaben wirtschaftlich unrentabel sind. Wie die technische Analyse und Umsetzung bei webse.at im Detail abläuft, steht auf unserer Seite KI-Beratung und Automatisierung.

Der Orientierungsbedarf in den Betrieben ist hoch: Laut Statistik Austria nutzten 2025 bereits 30 Prozent der österreichischen Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI-Technologien. Die Pressemitteilung „Österreichs Unternehmen beim Einsatz von künstlicher Intelligenz im EU-Spitzenfeld“ und der Bericht „IKT-Einsatz in Unternehmen 2025“, beide im Juni 2026 veröffentlicht, zeigen deutliche Unterschiede nach Unternehmensgröße.

Noch aufschlussreicher ist ein anderer Wert aus demselben Bericht: Von den österreichischen Unternehmen ohne KI hatten 77 Prozent einen Einsatz noch gar nicht in Betracht gezogen. Fehlendes Fachwissen nannten 15 Prozent, Datenschutzbedenken 11 Prozent und rechtliche Unklarheiten ebenfalls 11 Prozent der Unternehmen ohne KI. Für viele Betriebe beginnt die eigentliche Entscheidung daher früher als bei der Auswahl eines Werkzeugs: Zuerst muss klar sein, welche Arbeit verbessert werden soll.

Worauf eine gute KI-Beratung achten sollte

In einem Betrieb taucht künstliche Intelligenz selten als eigenständiges Problem auf. Meist gibt es einen Vorgang, der unnötig viel Handarbeit erzeugt: Angebote werden aus mehreren Quellen zusammengestellt, Anfragen müssen mit alten Unterlagen abgeglichen werden oder Lieferscheine werden manuell mit Bestellungen verglichen. Erst wenn dieser Ablauf verstanden ist, lässt sich beurteilen, welche Technik dazu passt.

Dabei kann eine Beratung zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen kommen. Ein immer gleich ablaufender Vorgang braucht möglicherweise nur feste Regeln. Bei einer Mailanfrage kann ein Sprachmodell Unterlagen finden und einen Entwurf vorbereiten, während ein Mitarbeiter die Nachricht vor dem Versand prüft. In anderen Fällen fehlen verlässliche Daten oder der Umbau wäre aufwendiger als die Arbeit, die er ersetzen soll.

Dass eine Lösung ohne KI sinnvoll sein kann, zeigt auch die Praxis. Bei der GESIBA erzeugt eine interne Web-Anwendung aus Adressen in kurzer Zeit beschriftete Karten für den Druck. Der frühere manuelle Arbeitsschritt wurde durch normale Softwarelogik ersetzt. Bei jukeep ist die Ausgangslage anders: Unternehmenswissen soll durchsuchbar werden, Antworten stammen ausschließlich aus den eigenen Dokumenten und enthalten eine konkrete Quellenangabe. Hier ist ein KI-Wissenssystem Teil der Lösung.

Was KI-Beratung von Schulung und Softwareverkauf unterscheidet

Eine Schulung beantwortet, wie ein bestimmtes Werkzeug bedient wird. Ein Softwareanbieter erklärt, was sein Produkt kann. KI-Beratung setzt früher an und prüft zunächst, welches betriebliche Problem gelöst werden soll und welche technische Lösung dafür angemessen ist.

Diese Trennung wird besonders relevant, wenn im Unternehmen bereits verschiedene KI-Werkzeuge ausprobiert werden. Mitarbeitende verwenden private ChatGPT-Zugänge, andere testen eigene Dienste und bezahlte Accounts bleiben teilweise ungenutzt. Gleichzeitig können vertrauliche Firmen- oder Kundendaten in externe Modelle gelangen, obwohl noch gar nicht geklärt wurde, wer welche Anwendung wofür einsetzen darf.

Am Ende sollte eine umsetzbare Entscheidung stehen

Eine KI-Beratung ist dann brauchbar, wenn aus der Bestandsaufnahme eine klare Reihenfolge für die nächsten Schritte entsteht. Entscheidend ist keine möglichst lange Liste neuer Werkzeuge, sondern eine Priorisierung der tatsächlichen Arbeit im Betrieb.

Am Ende sollten zumindest folgende Punkte vorliegen:

• Geprüfte Vorgänge: Welche wiederkehrenden Arbeiten wurden betrachtet und wie viel Aufwand verursachen sie heute?
• Reihenfolge: Was sollte zuerst verändert werden, was später und was wird bewusst nicht angegriffen?
• Aufwand der Vorhaben: Welche Dauer und welche Kosten sind für die einzelnen Umsetzungen zu erwarten?
• Offene rechtliche Fragen: Was muss vor dem Start bei Datenschutz und EU-KI-Verordnung geklärt werden?

Der rechtliche Teil gehört zur technischen Planung, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Artikel 4 der EU-KI-Verordnung wurde mit der Verordnung (EU) 2026/1744 geändert. Seit 27. Juli 2026 müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer betroffener Personen zu unterstützen. Die aktuelle Fassung steht bei EUR-Lex; eine ausführlichere Einordnung zu Pflichten und Fristen findest du in unserem Artikel zum EU AI Act. Für eine erste Bestandsaufnahme gibt es außerdem unseren EU-AI-Act Quick-Check.

Freigaben müssen im Prozess festgelegt werden

Eine Automatisierung kann eine Anfrage analysieren, passende Unterlagen suchen und eine Antwort vorbereiten, ohne die Nachricht selbst zu versenden. Entscheidend ist die Stelle, an der aus interner Vorarbeit eine verbindliche Handlung wird.

Wie sich solche Freigaben technisch und organisatorisch einbauen lassen, haben wir im Artikel „Automatisieren, ohne die Kontrolle abzugeben“ ausführlicher beschrieben. Für die Planung reicht zunächst die Frage, welches Ergebnis den Betrieb verlässt und deshalb bewusst geprüft werden sollte. Das kann eine Mail an einen Kunden sein, ein Dokument an eine Behörde oder eine Entscheidung, die einen Geschäftsprozess verändert.

Bevor du eine KI-Beratung anfragst

Für eine erste Bestandsaufnahme braucht es noch kein technisches Konzept. Fünf Schritte reichen, um das Gespräch deutlich konkreter zu machen:

1. Schreibe drei Vorgänge auf, die jede Woche wiederkehren und regelmäßig Zeit binden.
2. Schätze grob, wie viele Arbeitsstunden dafür insgesamt anfallen.
3. Notiere, wo die dafür benötigten Daten heute liegen, etwa in Mails, Fachsoftware oder Dokumenten.
4. Halte fest, welche KI-Werkzeuge im Betrieb bereits genutzt werden und von wem.
5. Markiere bei jedem Vorgang, ob das Ergebnis nach außen geht und deshalb eine Freigabe braucht.

Eine weitere Frage zeigt schnell, wie ergebnisoffen eine Beratung angelegt ist:

In welchen Fällen würdest du uns von KI abraten?

Eine gute Antwort nennt konkrete Situationen, in denen feste Regeln zuverlässiger sind, die vorhandenen Daten nicht ausreichen oder der Umbau wirtschaftlich keinen Sinn ergibt. Wenn jedes Problem automatisch in einem KI-Projekt endet, wurde die wichtigste Entscheidung bereits vor der Beratung getroffen.

Wie die technische Analyse und Umsetzung bei webse.at im Detail abläuft, erfährst du auf unserer Seite zur KI-Beratung und Automatisierung.

Häufige Fragen

Muss eine KI-Beratung immer zu einem KI-Projekt führen?

Nein. Ein sinnvoller Befund kann auch sein, einen Vorgang mit normaler Automatisierung zu lösen oder gar nicht umzubauen. Entscheidend ist, ob der erwartete Nutzen den technischen und organisatorischen Aufwand rechtfertigt.

Brauche ich vor der Beratung schon eine konkrete Softwareidee?

Nein. Hilfreicher ist eine klare Beschreibung der Arbeit, die heute Zeit kostet. Die Wahl des Werkzeugs sollte erst erfolgen, wenn Ablauf, Daten und gewünschtes Ergebnis verstanden sind.

Was sollte ich für das erste Gespräch vorbereiten?

Ein paar typische wiederkehrende Vorgänge, ihren ungefähren Zeitaufwand und die Systeme, in denen die benötigten Daten liegen. Zusätzlich ist hilfreich zu wissen, welche KI-Werkzeuge im Unternehmen bereits verwendet werden.

Du möchtest wissen, welche Abläufe in deinem Betrieb tatsächlich für KI oder Automatisierung geeignet sind? Wir prüfen das in einer KI-Beratung. Sprich mit uns.